e-Sprawozdanie finansowe JPK_SF – jednostka mała (załącznik nr 5). Wzór do pobrania online.. Wzór do pobrania online

Czym jest e-sprawozdanie finansowe JPK_SF dla jednostek małych?

E-sprawozdanie finansowe JPK_SF jest dokumentem elektronicznym zawierającym podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa sporządzonym w ustrukturyzowanym formacie XML. Jednostki małe mają prawo sporządzić je w uproszczonej formie, zgodnie z załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości, z kwotami wyrażonymi w złotych.

Aktualnie obowiązuje wersja v.1-3 struktury logicznej JPK_SF, stosowana do sprawozdań finansowych za lata obrotowe rozpoczęte 1 stycznia 2024 r. lub później. Poprzednia wersja v.1-2 obowiązuje dla sprawozdań za wcześniejsze okresy (od 1 września 2019 r.). W porównaniu z wersją v.1-2 zmiany struktury w v.1-3 dotyczą głównie wybranych elementów rachunku zysków i strat.

Do czego służy e-sprawozdanie finansowe dla jednostek małych?

E-sprawozdanie finansowe służy do przygotowania i wysyłki elektronicznego sprawozdania finansowego jednostki małej do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Dokument zawiera pełne rozliczenie rocznej działalności finansowej jednostki.

E-sprawozdanie składa się z 5 głównych elementów:

Wprowadzenie do sprawozdania finansowego: Informacje ogólne o jednostce, przyjętych zasadach rachunkowości oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Bilans jednostki małej: Zestawienie aktywów i pasywów na koniec roku obrotowego – w złotych.

Rachunek Zysków i Strat: W wariancie kalkulacyjnym lub porównawczym – zestawienie przychodów i kosztów.

Nota podatkowa (opcjonalnie): Informacja dodatkowa o podatku dochodowym – załącznik niewymagany.

Dodatkowe formularze i uchwały: Oświadczenia o spełnieniu wymagań, informacje o odmowie podpisu, uchwały zatwierdzające.

Ważne: Szczegółowy zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym jednostki małej określa Załącznik nr 5 do ustawy o rachunkowości.

Kto jest zobowiązany do sporządzenia e-sprawozdania dla jednostek małych?

Do sporządzenia e-sprawozdania finansowego zobowiązane są firmy prowadzące księgi rachunkowe (obowiązkowo lub dobrowolnie). Status jednostki małej określa art. 1 ust. 1 pkt 1a ustawy o rachunkowości.

Kto jest jednostką małą? (3 progi wielkości)

Jednostką małą jest jednostka niebędąca jednostką mikro, która w roku obrotowym i roku poprzednim nie przekroczyła co najmniej dwóch z trzech wielkości:

Jednostka traci status jednostki małej, jeżeli w roku obrotowym i roku poprzednim przekroczyła co najmniej dwie z trzech powyższych wielkości.

Kto musi sporządzać e-sprawozdania?

Firmy z obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych: Spółki z o.o., akcyjne, komandytowe i inne podmioty wpisane do KRS.

Firmy dobrowolnie prowadzące księgi rachunkowe: Podmioty, które pomimo braku ustawowego obowiązku zdecydowały się na pełną księgowość.

Termin złożenia e-sprawozdania JPK_SF – do kiedy i jakie są konsekwencje?

Termin złożenia e-sprawozdania finansowego zależy od rodzaju podatnika i formy rejestracji. Sporządzenie sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2025 musi nastąpić do 31 marca 2026 r. (sektor prywatny), zatwierdzenie do 30 czerwca 2026 r., a złożenie w KRS – w ciągu 15 dni od zatwierdzenia.

Terminy składania e-sprawozdań (tabela 3 grup podatników)

Ważne: Jeśli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, należy złożyć sprawozdanie niezatwierdzone w terminie 15 dni po upływie tych 6 miesięcy, a po zatwierdzeniu – złożyć ponownie wersję zatwierdzoną.

Jak przygotować e-sprawozdanie JPK_SF? (Narzędzia i platformy)

E-sprawozdanie finansowe sporządza się w formacie XML (struktura JPK_SF) i przesyła elektronicznie. Nie ma możliwości złożenia sprawozdania w formie papierowej ani jako skan/PDF (dla jednostek w rejestrze przedsiębiorców KRS).

[Przycisk] Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe (Ministerstwo Finansów): Bezpłatna aplikacja do sporządzenia i wysłania e-sprawozdania do Szefa KAS.

[Przycisk] Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) eKRS: System Ministerstwa Sprawiedliwości do złożenia sprawozdania w KRS.

[Przycisk] Programy komercyjne (fillup, Optima, Symfonia): Generowanie pliku XML JPK_SF, e-podpisywanie i wysyłka do eKRS/KAS.

Jakie dane należy przygotować do sporządzenia e-sprawozdania?

Do sporządzenia e-sprawozdania finansowego jednostki małej należy przygotować dane księgowe za cały rok obrotowy.

Bilans: Suma aktywów i pasywów na koniec roku obrotowego – aktywa trwałe, obrotowe, kapitały, zobowiązania.

Rachunek Zysków i Strat: Przychody netto, koszty, wynik finansowy – w wariancie kalkulacyjnym lub porównawczym.

Wprowadzenie: Dane identyfikacyjne jednostki, opis przyjętych zasad rachunkowości, informacje dodatkowe.

Nota podatkowa (opcjonalnie): Informacja o podatku dochodowym – załącznik niewymagany.

Dodatkowe dokumenty: Sprawozdanie z badania (jeśli podlegało badaniu), uchwała o zatwierdzeniu, sprawozdanie z działalności (jeśli wymagane).

Dane do podpisu: Podpis kwalifikowany, Profil Zaufany (ePUAP) lub podpis osobisty – każdy członek organu kierującego lub co najmniej jedna osoba + oświadczenia pozostałych.

Gdzie i jak złożyć e-sprawozdanie JPK_SF?

E-sprawozdanie finansowe składa się wyłącznie elektronicznie. Miejsce złożenia zależy od rodzaju podatnika i rejestru.

E-sprawozdanie składa się do 3 różnych odbiorców:

Do KRS (Repozytorium Dokumentów Finansowych): Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań zgodnie z MSR. Wysyłka przez system teleinformatyczny Ministra Sprawiedliwości.

Do Szefa KAS (podatnicy PIT): Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe. Wysyłka przez interfejs webAPI lub bezpłatną aplikację Ministerstwa Finansów.

Do Szefa KAS (podatnicy CIT bez KRS): Podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS. Wysyłka przez interfejs webAPI lub aplikację MF.

Podpis elektroniczny: Sprawozdanie podpisuje się podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym (ePUAP) lub podpisem osobistym. Jeśli jednostką kieruje kilka osób – wszyscy członkowie organu lub co najmniej jedna osoba + oświadczenia pozostałych.

Jak sporządzić e-sprawozdanie finansowe w 7 krokach?

Aby sporządzić e-sprawozdanie finansowe jednostki małej w 7 krokach, należy przygotować dane księgowe, wygenerować plik XML, podpisać i wysłać elektronicznie.

Krok 1: Zamknij księgi rachunkowe. Dokonaj inwentaryzacji, uzgodnij salda, przygotuj zestawienie obrotów i sald za rok obrotowy.

Krok 2: Sporządź bilans. Zestawienie aktywów i pasywów na koniec roku obrotowego, w złotych, zgodnie z załącznikiem nr 5.

Krok 3: Sporządź Rachunek Zysków i Strat. Wybierz wariant (kalkulacyjny lub porównawczy). Wypełnij przychody, koszty, wynik finansowy.

Krok 4: Wypełnij Wprowadzenie. Opisz przyjęte zasady rachunkowości, politykę rachunkowości, dane identyfikacyjne jednostki, dodatkowe informacje i objaśnienia.

Krok 5: Wygeneruj plik XML JPK_SF. Użyj aplikacji e-Sprawozdania Finansowe (MF) lub programu komercyjnego. Wybierz schemę: v.1-3 (dla lat od 2024 r.) lub v.1-2 (wcześniejsze lata).

Krok 6: Podpisz elektronicznie. Podpis kwalifikowany, Profil Zaufany lub podpis osobisty. Podpisuje każdy członek organu kierującego lub co najmniej jedna osoba + oświadczenia.

Krok 7: Wyślij do KRS lub KAS. Po zatwierdzeniu sprawozdania wyślij w ciągu 15 dni: do KRS (Repozytorium Dokumentów Finansowych) lub do Szefa KAS (interfejs webAPI / aplikacja MF).

Checklista przed złożeniem e-sprawozdania – co sprawdzić?

Przed złożeniem e-sprawozdania finansowego należy sprawdzić 8 kluczowych elementów.

1. Zweryfikuj poprawność bilansu – suma aktywów musi równać się sumie pasywów.

2. Sprawdź zgodność danych Rachunku Zysków i Strat z księgami rachunkowymi.

3. Upewnij się, że użyto właściwej wersji schemy: v.1-3 (od 2024 r.) lub v.1-2 (wcześniejsze).

4. Wypełnij Wprowadzenie do sprawozdania z opisem zasad rachunkowości.

5. Dołącz wymagane załączniki (sprawozdanie z badania, uchwała, sprawozdanie z działalności).

6. Zbierz podpisy elektroniczne wszystkich wymaganych osób (lub oświadczenia).

7. Sprawdź poprawność pliku XML – walidacja techniczna przed wysłaniem.

8. Złóż w terminie: 15 dni od zatwierdzenia (KRS) lub w terminie zeznania (PIT).

Jak uniknąć błędów w e-sprawozdaniu finansowym?

Aby uniknąć błędów, jednostka musi dokładnie weryfikować dane księgowe, stosować właściwą wersję schemy i dotrzymywać terminów. Błędy mogą skutkować odmową przyjęcia pliku, karą grzywny lub ograniczeniem wolności.

Tabela najczęstszych błędów w e-sprawozdaniu finansowym

Rozwiązywanie 4 głównych problemów z e-sprawozdaniem

Błąd walidacji pliku XML: Sprawdź poprawność techniczną pliku w programie generującym. Najczęstsze przyczyny: brak wymaganych pól, zły format kwot, niewłaściwa schema.

Niezatwierdzenie sprawozdania w terminie 6 miesięcy: Złóż sprawozdanie niezatwierdzone w terminie 15 dni po upływie 6 miesięcy. Po zatwierdzeniu złóż ponownie wersję zatwierdzoną.

Odmowa podpisu przez członka organu: Sporządź pisemne uzasadnienie odmowy i dołącz do sprawozdania. Pozostałe osoby mogą złożyć oświadczenie o spełnieniu wymagań.

Problem z importem danych z v.1-2 do v.1-3: Użyj funkcji automatycznej konwersji w programie (np. fillup) – import pliku XML v.1-2 i automatyczna konwersja do v.1-3.

Scenariusze użycia – kiedy i gdzie złożyć e-sprawozdanie?

Sposób złożenia e-sprawozdania zależy od rodzaju podatnika, rejestru i formy rejestracji.

6 najczęstszych scenariuszy związanych z e-sprawozdaniem (Tabela)

Porównanie: e-sprawozdanie jednostka mała vs mikro vs inna – który formularz?

Aby wybrać odpowiedni formularz, jednostka musi określić swój status na podstawie progów wielkości z ustawy o rachunkowości.

Specyfikacja techniczna e-sprawozdania JPK_SF

E-sprawozdanie finansowe jest ustrukturyzowanym dokumentem elektronicznym w formacie XML. Prawidłowe sporządzenie wymaga znajomości 8 parametrów.

Wersja struktury: v.1-3 (od lat obrotowych rozpoczętych 01.01.2024 r.) lub v.1-2 (lata wcześniejsze, od 01.09.2019 r.).

Format pliku: XML zgodny ze schemą XSD opublikowaną przez Ministerstwo Finansów (JPK_SF).

Struktura: Nagłówek, Wprowadzenie, Bilans, Rachunek Zysków i Strat, Nota podatkowa (opcjonalnie).

Metody podpisu: Podpis kwalifikowany, podpis zaufany (ePUAP), podpis osobisty.

Odbiorcy: KRS (Repozytorium Dokumentów Finansowych) lub Szef KAS (interfejs webAPI / aplikacja MF).

Częstotliwość: Raz w roku – za rok obrotowy.

Okres przejściowy v.1-3: Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe MF obsługuje v.1-3 od końca Q1 2026. Do 30.06.2026 obsługa zarówno v.1-2 jak i v.1-3.

Podstawa prawna: Art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120), załącznik nr 5.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o e-sprawozdanie JPK_SF

Czym jest e-sprawozdanie finansowe JPK_SF?

E-sprawozdanie finansowe JPK_SF to elektroniczny dokument w formacie XML zawierający sprawozdanie finansowe jednostki. Sporządzany w strukturze logicznej opublikowanej przez Ministerstwo Finansów, przesyłany do KRS lub Szefa KAS.

Którą wersję schemy stosować?

Wersję v.1-3 stosuje się do sprawozdań za lata obrotowe rozpoczęte 1 stycznia 2024 r. lub później. Wersję v.1-2 stosuje się do sprawozdań za wcześniejsze lata. Główne zmiany w v.1-3 dotyczą elementów rachunku zysków i strat.

Co musi zawierać e-sprawozdanie jednostki małej?

E-sprawozdanie jednostki małej zawiera: Wprowadzenie do sprawozdania, Bilans, Rachunek Zysków i Strat (kalkulacyjny lub porównawczy) oraz opcjonalnie Notę podatkową. Zakres określa Załącznik nr 5 do ustawy o rachunkowości.

Kto musi podpisać e-sprawozdanie?

Sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie organu kierującego jednostką (np. zarządu) lub co najmniej jedna osoba z organu + oświadczenia pozostałych o spełnieniu wymagań. Podpis kwalifikowany, zaufany lub osobisty.

Jakie są progi wielkości dla jednostki małej?

Jednostka mała to jednostka niebędąca mikro, która nie przekroczyła co najmniej 2 z 3 progów: suma aktywów 33 000 000 zł, przychody netto 66 000 000 zł, zatrudnienie 50 osób. Przekroczenie 2 z 3 progów = utrata statusu.

Gdzie składa się e-sprawozdanie?

Jednostki w rejestrze przedsiębiorców KRS składają do KRS (Repozytorium Dokumentów Finansowych). Podatnicy PIT/CIT niewpisani do KRS – do Szefa KAS (webAPI / aplikacja MF).

Powiązane formularze i narzędzia

Jednostka sporządzająca e-sprawozdanie może potrzebować powiązanych dokumentów.

Oświadczenie o spełnieniu wymagań: Oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości.

Informacja o odmowie podpisu: Pisemne uzasadnienie odmowy złożenia podpisu pod sprawozdaniem.

Uchwały do sprawozdań: Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania, uchwała o podziale zysku/pokryciu straty.

CIT-8: Zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu CIT – składane wyłącznie elektronicznie.

Aplikacja fillup / e-Sprawozdania Finansowe MF: Narzędzia do generowania, walidacji i wysyłki plików XML JPK_SF.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120, z późn. zm.) – art. 1 ust. 1 pkt 1a (jednostka mała), art. 45 ust. 1g (struktura logiczna), załącznik nr 5 (zakres informacji).

Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw.

Ustawa z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym.

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych; Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks Karny Skarbowy; Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Nota prawna

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz – przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz został zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.

Słowniczek pojęć – terminologia e-sprawozdania finansowego

Poniższa tabela przedstawia 10 kluczowych pojęć związanych z e-sprawozdaniem finansowym JPK_SF.

Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 4 listopada 2022 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120); Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw; Ustawa z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym; Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks Karny Skarbowy; Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym; Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości; Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych; Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.